唐山幼儿师范高等专科学校学生档案管理规定

学生档案是记载学生个人经历、政治思想、工作表现和学习情况及成绩等内容的文件材料，是全面的、历史的考察了解和正确使用人才的重要依据，为加强学生档案管理工作，维护学生档案的完整性和真实性，促进档案工作制度化、标准化建设，特制定本规定。

第一条  学生档案由教务处和各系部共同管理。要高度重视学生档案的管理工作，要明确专门的管理人员，有固定的存放地点，要防止丢失、被盗、虫蛀、人为毁坏、火烧、水浸。凡出现丢失和毁坏现象，视情况轻重追究管理人员和主管领导的责任。

第二条 新生入学后，教务处要及时组织各系部收缴学生档案，并进行整理、审核、编号，装入档案袋。对档案材料不完整的要责成学生本人尽快查找并及时上交。

第三条 学生在校期间若出现留降级、休学、退学、转学、参军、出国等情况，档案材料负责人要及时对档案材料进行处理。

第四条  各相关部门及时将归档材料按班级、学号顺序进行整理核验无误后由本部门封存，安排专人进行管理并规范填写唐山幼儿师范高等专科学校毕业生档案材料清单。学生毕业前两周，教务处组织各相关部门档案材料负责人携带归档材料统一进行封装、转递。

第五条 学生档案归档范围

（一） 入学材料：《高中学籍表》或高中学生档案、《高校招生考生报名登记表》（五年制学生《报考中等职业学校考生情况登记表》）、《高考成绩单》、《高考体检表》。

（二）学习材料：所学课程成绩单和实习成绩单。

（三）学籍材料：《唐山幼儿师范高等专科学校学籍登记表》、学籍表附页、学籍变动材料（留降级、休学、复学、退学、转学、参军、出国等相关证明材料）。

（四）奖励材料：学生在校学习期间获得的校级及以上奖励的各种表彰材料（如三好学生、优秀学生干部、社会实践先进个人、优秀党团员、奖学金、优秀毕业生等评审证明材料）。

（五）组织材料：学生在校期间加入中国共产党、共青团及民主党派的材料，党团组织建设中形成的材料。

（六）毕业生材料：毕业生登记表、教师资格认定申请材料、实习鉴定表。

（七）处理、处分及解除处分材料：学生在校期间受到的各种处理、处分及解除处分的材料。

（八）其他需要入档材料。

第六条  学生档案必须是经相关部门审核、确定的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，由承办部门盖章，注明形成材料的时间。学生档案材料的载体一般应使用办公用纸。文字必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档案外，一般不用复印件代替原件存档。

第七条 学生档案的查阅

（一）学生本人无权查阅和借阅档案。

（二）因工作需要，以下人员可查阅学生档案：

1.学校领导；

2.与档案管理有关的职能部门负责人或具体经办人；

3.各系部党政主要负责人和分管学生工作的党政负责人、辅导员可以查阅本部门学生档案；

4.校外单位来人查阅档案必须持单位介绍信，并得到主管领导的批准。

（三）所有档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。

（四）任何人查阅档案时必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈画、批注、抽取、撤换、拍摄、复制，必须严格遵守保密制度，不得泄露和擅自公布档案内容。

（五）档案一般只能在档案室查阅，原则上不外借。如确因工作需要必须外借时，要说明理由，经主管领导批准，并严格履行登记手续，按期归还。        

第八条  教务处在规定时间内按照就业派遣方案将档案通过机要、快递或派专人传递到毕业生就业单位或学生户籍所在地毕业生分配办公室或人才交流中心机构。原则上不准学生自提档案。                                                            

第九条  在规定的自由择业期内，学校可根据毕业生本人申请将档案保留在学校。在自由择业期内就业的学生可凭用人单位调档函提取档案，升学的学生凭录取通知书或调档函提取档案，教务处应及时进行转递。

第十条  本规定自印发之日起执行，原《唐山幼儿师范高等专科学校学生档案管理规定》（唐山幼专政字〔2018〕39号）同时废止，具体事宜由教务处负责解释。

                                                                                                                            2021年4月12日

附件：《唐山幼儿师范高等专科学校档案材料清单》